HelsinkiMission Resonaarin musiikkiopiston rekisteri- ja tietosuojaseloste
Resonaarin musiikkiopisto on osa HelsinkiMission toimintaa. Tietosuojaselosteessa kerromme, miksi keräämme oppilaiden henkilötietoja ja miten tietoja käytetään. Seloste on tehty oppilaan turvaksi ja tietojen käsittelyn läpinäkyvyyden varmistamiseksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Seloste on päivitetty 15.12.2022.
1. Rekisterin nimi
HelsinkiMission Resonaarin musiikkiopiston rekisteri oppilaista, oppilaiden huoltajista, oppilaiden muista yhteyshenkilöistä ja työntekijöistä.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Resonaarin musiikkiopisto
Helsinkimissio ry, Albertinkatu 33, 00180 Helsinki
Y-tunnus 0116487-5
Resonaarin käyntiosoite: Kulosaaren puistotie 26, 00570 Helsinki
Yhteyshenkilö: hallintoassistentti Kati Näsälä
resonaari@resonaari.fi
puh. 045 341 0597
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Resonaarin musiikkiopisto käsittelee tietoja taiteen perusopetuksen järjestämiseksi sekä niihin liittyvien tehtävien hoitamiseksi (hakemusten ja ilmoittautumisten hallinnointi, laskutus, yhteydenpito ja tiedotus sekä tilastointi). Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu Resonaarin musiikkiopiston lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen, eli Helsingin kaupungin myöntämän luvan mukaiseen taiteen perusopetuksen järjestämiseen (Laki taiteen perusopetuksesta 21.8.1998/663).
Osa henkilötietojen käsittelystä on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (soitinvuokraus).
Oppilaista otettujen kuvien ja/tai oppilaiden tuotoksien julkaiseminen perustuu suostumukseen. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.
Käsittelyn oikeusperusteet: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla 1 kohta a, b, ja c alakohta Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet
Taiteen perusopetuksen oppilaista kerätään seuraavat tiedot: oppilaan nimi ja yhteystiedot, henkilötunnus, äidinkieli, laskutustiedot, mahdolliset maksuhuojennukset tai sisaralennukset, aktiiviset opinnot ja muu opintohistoria kuten opintotauot ja konserttiesiintymiset, oppituntien läsnä- ja poissaolotiedot, oppilaan kuvien, tuotosten ja nimen julkaisuluvat ja rajoitukset, huoltajan tai muun maksajan nimi- ja yhteystiedot sekä henkilötunnus. Lisäksi oppilaasta voidaan kerätä ne terveystiedot, jotka ovat välttämättömiä opetuksen järjestämisen ja oppilaan sekä henkilökunnan turvallisuuden kannalta.
6. Tietojen lähteet
Henkilötiedot saadaan oppilaalta ja/tai oppilaan huoltajalta mm. oppilaaksi hakeutumisen yhteydessä ja opintojen aikana. Opintoihin liittyviä tietoja saadaan henkilökunnalta.
7. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?
Ilmoittautumisen yhteydessä pyydettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä taiteen perusopetukeen osallistumiseksi.
8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Yksittäiseen henkilöön liittyviä tietoja ei luovuteta muille tahoille ilman henkilöiden lupaa. Helsinkimissio ry ei myy rekisterissään olevien henkilötietoja ulkopuolisille.
Opetustoimintaan liittyvää tilastotietoa (esim. oppilasmäärät, opetustuntien määrät, oppilaiden ikäjakauma ja kotikunnat) luovutetaan säännöllisesti esimerkiksi opetushallitukselle ja tilastokeskukselle. Tilastotieto ei sisällä henkilöä yksilöiviä tietoja. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu asiakkaan kanssa.
9. Siirrot ja luovutukset EU/ETA alueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Oppilaitos on velvollinen säilyttämään oppilasrekisterin opiskelutiedot sekä oppilaan ja huoltajan henkilötiedot pysyvästi oppilasrekisterissä. Kaikkien rekisterien ja fyysisten dokumenttien sekä kopioiden säilytysaikoihin sovelletaan arkistointilakia (Arkistolaki 23.9.1009/831). Tietoja voidaan anonymisoida rekisteröidyn pyynnöstä. Säilytysaika mahdollistaa opintojen tilapäisen keskeyttämisen ja uudelleen aloittamisen ilman, että opiskeluhistoria häviää. Sälytysaika mahdollistaa oppilaan osallistumistodistuksen kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen.
11. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmän avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamisessa ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Tiedot on suojattu käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeen.
Mahdolliset manuaaliset asiakasrekisteriaineistot säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus:
- tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
- vaatia tietojen poistamista
- vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa tietojen käsittelyä
oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
Tarkastuspyyntö lähetetään HelsinkiMissiolle sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi. HelsinkiMissio vastaa pyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
13. Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?
Rekisteröidyn oikeuksien käyttö on lähtökohtaisesti maksutonta. Tarkastuspyynnön toteuttamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
14. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: tietosuoja.fi/yhteystiedot